Communicatieplan schrijven

Als je communicatie studeert is de kans groot dat je een communicatieplan (of communicatiestrategie) gaat schrijven als eindproduct. In dit artikel krijg je handige tips en handvatten als je een communicatieplan gaat schrijven voor jouw opdrachtgever.

Voor wie schrijf je jouw communicatieplan?

Als je een communicatieplan schrijft, denk dan goed na over de doelgroep waarvoor je jouw plan schrijft.  Je kunt bijvoorbeeld een plan schrijven om medewerkers te motiveren, bijvoorbeeld omdat de organisatie gaat reorganiseren of omdat de informatievoorziening naar de winkels niet optimaal is. Maar je kunt ook een communicatieplan schrijven voor een nieuwe productintroductie, een evenement dat plaatsvindt enzovoorts. In deze stap ga je dus bekijken wie je doelgroep is en welke kenmerken jouw doelgroep heeft.

Uit welke onderdelen bestaat een communicatieplan?

Check altijd eerst de eisen vanuit je opleiding, vaak wordt hier al aangegeven wat jouw opleiding verwacht en hoe het communicatieplan er globaal uit moet zien. Het kan zijn dat er voor jouw afstudeerscriptie weer net een andere indeling geldt. Normaliter bestaat een communicatieplan meestal uit de volgende onderdelen:

• Analyse
• Doelgroep
• Doelstellingen
• Boodschap
• Communicatiestrategie
• Budget
• Communicatiematrix
• Meten en bijsturen

Analyse

Meestal is een eis vanuit de opleiding dat je de aanleiding en de probleemanalyse moet schrijven vanuit het interne probleem, maar wel geredeneerd vanuit de externe omgeving. Hierbij kijk je hoe de communicatie nu wordt uitgevoerd en welke belangrijke trends spelen in de markt. Bij communicatie is het daarnaast belangrijk dat je onderzoekt welke communicatie de concurrentie inzet en welke kanalen zij inzetten om hun klanten te bereiken. Maar ook wat de klant van jouw opdrachtgever belangrijk vindt. Door te kijken wat de concurrentie doet en wat de belangrijkste trends in de markt zijn, maak je ook inzichtelijk welke kanalen en touchpoints nu nog niet door jouw opdrachtgever benut worden.

Doelgroep

Welke doelgroep je gaat bewerken is afhankelijk van de keuzes die je maakt. Gaat het om klanten of stakeholders? Vervolgens is het ook belangrijk om de communicatiedoelgroep te benoemen. Bij een intern communicatieplan bijvoorbeeld kun je je richten op de medewerkers, maar zal ook het management en de directie een communicatiedoelgroep zijn. Vaak heb je verschillende doelgroepen die je gaat bewerken met jouw boodschap, die beschrijf je in dit hoofdstuk.

Communicatiedoelstellingen bepalen van je communicatieplan

Hierbij ga je bedenken hoe je je doelgroep gaat bereiken. Je bepaalt per doelgroep de doelstelling die je wilt bereiken. Denk hierbij in Kennis, Houding en Gedrag. En maak je doelstellingen SMART.

• Specifiek: eenduidig uit te leggen
• Meetbaar: achteraf kunnen meten of het gehaald is
• Actiegericht: er moeten activiteiten aan vast zitten,
• Realistisch: de doelstelling moet haalbaar zijn
• Tijdsgebonden: er moet een begin en een eindpunt zijn.

Je hebt vaak een hoofddoelstelling en die valt weer uiteen in subdoelstellingen. Een hoofddoelstelling kan bijvoorbeeld zijn dat je de naamsbekendheid voor product X met 10% wilt laten groeien in een periode van 12 maanden. Vervolgens beschrijf je per doelgroep de subdoelstellingen, hiervoor kun je gebruik maken van Kennis, Houding en Gedrag, maar ook komen Inzicht, Belofte en Bewijs vaak voor.

Boodschap

Je hebt altijd één centrale boodschap, maar deze kan wel per doelgroep verschillen. In dit hoofdstuk beschrijf je dus de hoofdboodschap en ook wat dit betekent per doelgroep.

Communicatiestrategie

In dit hoofdstuk beschrijf je welke boodschap je met welke communicatiemiddelen wilt communiceren per doelgroep en op welk moment.

Budget

Ieder plan kost geld, wat gaat de implementatie van jouw plan kosten en hoeveel geld en resources moeten hiervoor vrijgemaakt worden?

Communicatiematrix

De communicatiematrix is feitelijk de samenvatting van het communicatieplan. Hier vertel je met welke doelgroep wordt gecommuniceerd, welke boodschap wordt overgebracht, welke middelen hiervoor worden gebruikt, wanneer dit gebeurt en wat de kosten van het communicatieplan zijn. Meestal wordt dit in een schema weer geven.

Meten en bijsturen van je communicatieplan en activiteiten

Hierin wordt beschreven wanneer, door wie en op welke manier een tussentijdse evaluatie wordt uitgevoerd. Dit is van belang om de voortgang van het communicatieplan in de gaten te houden en eventuele fouten te voorkomen.

Wil je hulp bij het opstellen van je communicatie advies of communicatieplan?

Ga je een communicatie advies opleveren of een communicatieplan schrijven en wil je daarbij extra denkkracht inschakelen? Of is je communicatieplan afgekeurd en moet je deze herschrijven? Geen nood, wij helpen je graag. Bij Jouw Scriptiecoach werken meerdere scriptiebegeleiders die expert zijn op het vlak van communicatie.

Maak een afspraak voor een gratis adviesgesprek.