Tips bij het schrijven van jouw verslag

In jouw verslag (moduleopdracht, eindverslag, scriptie of adviesrapport) presenteer je jouw bevindingen, gegevens, analyses of aanbevelingen over een bepaald onderwerp of probleem. Het schrijven van een helder en overtuigend verslag vraagt om een zorgvuldige planning, eigen onderzoek dat je uitvoert en aandacht voor details. Wij geven je daarom algemene tips, taalkundige tips en tips voor de lay-out, handvatten en richtlijnen die je direct kunt toepassen bij het schrijven van jouw verslag.  

Algemene tips bij het schrijven van verslagen

Bij het schrijven van een verslag zijn er een aantal zaken waar je goed over na moet denken:

1. Volg de specifieke richtlijnen of vereisten vanuit je opleiding. Let op eisen m.b.t. de opmaak, het maximaal aantal woorden en bronvermeldingen.
2. Begin met een duidelijk doel voor ogen: wat is het doel van je verslag, wat wil je bereiken bij de ontvanger?
3. Houd je doelgroep in gedachten bij het schrijven van je rapport. Gebruik taal en voorbeelden die relevant zijn voor uw lezers en ga in op eventuele zorgen of vragen die ze hebben.
4. Deel je verslag logisch in met behulp van koppen, subkoppen en opsommingstekens zodat je de lezer door het verslag heen helpt.
5. Gebruik duidelijke en beknopte taal en vermijd jargon en technische termen tenzij dat nodig is. Je rapport moet gemakkelijk te begrijpen zijn voor de beoogde doelgroep. Jip-en-janneketaal werkt beter dan uitgebreide wollige teksten.
6. Ondersteun je bevindingen met voldoende bewijs. Gebruik relevante en actuele literatuur, gegevens van je eigen onderzoek (kwantitatief en kwalitatief) aangevuld met benchmarkdata en desk research om je bevindingen en conclusies te ondersteunen. Zorg ervoor dat je bronnen betrouwbaar en relevant zijn voor het onderwerp.
7. Houd een objectieve toon aan in je rapport en presenteer feiten en bewijsmateriaal zonder vooringenomenheid of persoonlijke mening.
8. Vat de belangrijkste bevindingen van je rapport samen in een management summary of samenvatting, zodat lezers snel de belangrijkste punten kunnen begrijpen. Probeer het te beperken tot 1A4. De samenvatting komt voor de inhoudsopgave.
9. Gebruik tabellen, grafieken en andere visuele hulpmiddelen om lezers te helpen complexe informatie en gegevens te begrijpen.
10. Controleer je rapport zorgvuldig op fouten in grammatica, spelling en interpunctie.

Taalkundige tips bij het schrijven van verslagen

De belangrijkste aanwijzing voor wat betreft taal is: zorg dat de hele tekst is gecontroleerd op grammatica, op spelfouten en op zinsconstructie. Doe dat zelf, laat iemand anders het verslag lezen of gebruik een spellingchecker. Verbeter alle fouten vóór inleveren van het verslag.

• Gebruik door het hele verslag een zakelijke schrijfstijl. Gebruik nooit spreektaal. Bijvoorbeeld: “En toen zei de leidinggevende in het gesprek dat het wat haar betreft allemaal niet zo’n probleem was als er maar geen gezeur van kwam.”
• Zorg dat je het verslag vanuit neutraal perspectief schrijft. Gebruik geen ik/jij/wij, tenzij het in je opdracht staat vermeld. In het voorwoord mag je wel vanuit de ik-vorm schrijven.
• Gebruik door het hele verslag dezelfde werkwoordstijl. Kies of je de tegenwoordige of de
  voltooid verleden tijd gebruikt en blijf dit dan ook consequent toepassen.
• Gebruik geen commerciële taal zoals bijvoorbeeld “De bank excelleert met innovatieve producten en een betrouwbare en klantvriendelijke dienstverlening”. Dit is vaak een copy-paste van de site, terwijl je tekst altijd in je eigen woorden geschreven moet zijn. Als je zaken letterlijk overneemt, vermeld dan altijd de bron van de tekst.
• Schrijf afkortingen in de tekst, zoals t.a.v., vwb. en enz., helemaal uit. Afkortingen van bedrijven worden de eerste keer helemaal uitgeschreven en daarna wordt de afkorting gebruikt. Bijvoorbeeld: Centraal Bureau voor de Statistiek en later in de tekst CBS.
• Wanneer je een begrip introduceert in de tekst dat uitleg behoeft, geef je die uitleg de eerste keer dat je dat begrip noemt.
• Gebruik ook cijfers op dezelfde manier. Dus niet: “In hoofdstuk 2 behandelen we de theorie, in hoofdstuk drie bespreken we de methoden.” Wees ook hierin consequent. Voor het schrijven van getallen in cijfers of letters bestaan geen officiële regels. De richtlijnen m.b.t. cijfers in getallen of letters die veel mensen gebruiken kun je vinden op Onze taal.
• Vermijd herhalingen. Je hoeft iets maar één keer te zeggen. Het knippen en elders plaatsen van hele lappen tekst is niet de bedoeling.

Wil je jouw verslag door een professional laten nakijken op taal? Laat dan een corrector van Jouw Scriptiecoach je verslag of scriptie nakijken.

Tips voor de lay-out bij het schrijven van verslagen

De belangrijkste aanwijzing voor wat betreft lay‐out is deze: gebruik een sobere, consistente lay‐out die de inhoud ondersteunt en beperk het gebruik van gekleurde teksten.

• Begin elk hoofdstuk op een nieuwe pagina.
• Zorg dat alle hoofdstuktitels, paragraaftitels en subparagraaftitels er op dezelfde manier uitzien. Je kunt daarbij gebruikmaken van de optie Inhoudsopgave in Word.
• Zorg dat alle alinea’s op dezelfde manier gescheiden zijn. Dat kan bijvoorbeeld door een witregel of door in te springen (maar niet beide en niet afwisselend). Probeer ook te zorgen dat de lengte van de alinea’s ongeveer gelijk is. Een alinea van een halve pagina en vervolgens eentje bestaande uit enkele zinnen ziet er vreemd uit.
• Vaak zijn teksten geïllustreerd met figuren en tabellen. Zet figuren en tabellen zo dicht mogelijk bij de plaats waar je naar ze refereert. Onder de figuren en tabellen moet een duidelijke beschrijving worden geplaatst (bijvoorbeeld ‘Figuur 1. Onderzoeksmodel’). Als een figuur of tabel uitleg behoeft, geef die dan ook in de tekst.
• Als je Engelse begrippen gebruikt in de tekst, zet ze dan cursief (“Om de employability te
  bevorderen…” of “het commitment onder werknemers was erg laag”). Gebruik geen
  aanhalingstekens (die zijn voor citaten).

Tips voor de structuur bij het schrijven van verslagen

De belangrijkste aanwijzing voor wat betreft structuur is: neem de lezer bij de hand, vertel wat je gaat doen (in dit hoofdstuk, in deze paragraaf, in deze alinea), wat je gedaan hebt en wat daaruit is gekomen.

• Er zijn heel veel handleidingen voor het schrijven van verslagen. Hoewel de titels van de onderdelen van een verslag verschillen, is de structuur vrijwel altijd hetzelfde. Ga op internet op zoek naar een structuur die werkt voor jouw verslag, er zijn veel voorbeelden te vinden. In de HBO Kennisbank vind je voorbeelden van scripties die je kunt gebruiken ter inspiratie. Er is ook een databank met Vlaamse scripties die je kunt raadplegen.
• Zorg dat de structuur helder is. Zet dingen die bij elkaar horen bij elkaar. Als je oorzaken en gevolgen wilt bespreken, zet de oorzaken dan bij elkaar in een alinea en plaats de gevolgen ook bij elkaar. Het is makkelijker voor de lezer om te beginnen met oorzaken en te eindigen met de gevolgen.
• Maak overgangen/verbindingen tussen alinea’s, paragrafen en hoofdstukken. Je kunt daarbij
  gebruikmaken van verbindingswoorden. Verbindingswoorden verbinden deelzinnen en zinnen met elkaar en zorgen ervoor dat verbanden duidelijk worden. Op het internet kun je voorbeelden vinden.
• Vergeet niet om de keuzes die je maakt in je verslag te beargumenteren en te verantwoorden. Waarom kies je bijvoorbeeld voor een bepaalde theorie of een bepaald model? Zorg ervoor dat je jouw keuzes uitlegt in de tekst.
• Zorg dat je inhoudsopgave klopt en netjes en overzichtelijk is. Dat wil zeggen dat de nummers en titels en paginanummers corresponderen met de feitelijke inhoud. Gebruik eventueel Word om een inhoudsopgave te maken.
• Vermijd het ‘omgevallenboekenkastsyndroom’. Dat betekent dat hele verhalen uit vele bronnen onder en achter elkaar worden geplakt in de tekst, zonder dat die een relatie hebben met elkaar en zonder dat ze een functie hebben in het verhaal. Onervaren schrijvers doen dat soms om aan te tonen dat ze veel weten van het onderwerp. Dit hoort niet. Als het geen functie heeft in het verhaal, hoort het er niet in. Een handige controlevraag hierbij is of deze informatie nodig is om antwoord op de hoofd- of deelvraag te geven.
• Zorg dat je resultaten ook echt resultaten zijn en je conclusies ook echt conclusies. Dit loopt in de verslagen en scripties die wij corrigeren vaak door elkaar.